Správa Národního konzervačního fondu
Hlavním úkolem je dlouhodobé uchování veškeré novodobé bohemikální knižní produkce vydané od roku 1901. Dále provádí signování, adjustaci, výběr publikací do vazby a buduje a spravuje místní katalogy a evidenci. Navrhuje zařazení jednotlivých dokumentů i jejich souborů do Národního konzervačního fondu (NKF). Spolupracuje na projektech zaměřených na digitalizaci, ochranu a mapování knihovních fondů. Základním zdrojem přírůstků do NKF je povinný výtisk, dále nákupy, dary a výměny. Do fondu jsou zařazovány monografie, periodika i speciální dokumenty. Všechny dokumenty mají status archivního exempláře a vzhledem ke konzervačnímu charakteru platí přísné podmínky pro zpřistupnění dokumentů z NKF badatelům. Tou základní je nedostupnost výpůjčky kdekoliv jinde. Výpůjčky jsou připravovány do Studovny Hostivař.
Správa Univerzálního knihovního fondu
Univerzální knihovní fond (UKF) je s 3 000 000 monografickými a periodickými svazky jeden z největších knihovních fondů v ČR. Velká část je zpřístupňována běžným způsobem v Klementinu, cennější jednotky v Centrálním depozitáři Hostivař. Je budován na základě povinných výtisků, nákupu a darů. Povinné výtisky lze vypůjčit pouze do jedné ze studoven v Klementinu, studijní fond umožňuje výpůjčky absenčně. Mimo knih zpřístupňuje sbírky speciálních dokumentů: zvukové dokumenty (magnetofonové kazety, CD), audiovizuální dokumenty (VHS, DVD), nebo velké formáty (mapy, plakáty, kalendáře a sbírku mikrofilmů).
Správa Fondu 19. století a Konzervačních fondů Hostivař
Ve Fondu 19. století se nachází časově vyčleněné signatury pod správou Univerzálního knihovního fondu. Sbírka je zpracovaná v knihovním systému ALEPH. Obsahuje bohemikální tituly knižní produkce, ale také sbírku map 19. století. Konzervační fondy Hostivař zahrnují cennější fondy ze správy Univerzálního knihovního fondu, které mají buď vlastní signaturu či jsou vyčleněny z běžného fondu Univerzálního knihovního fondu. Jsou zde uloženy knihovny vybraných osobností (např. Svatopluka Čecha), nebo speciální druhy literatury - militaria, kalendáře, školské programy aj. Oba fondy jsou uloženy v Centrálním depozitáři Hostivař a tamtéž zpřístupňovány ve studovně Hostivař za daných podmínek. Všechny dokumenty mají vyšší stupeň ochrany jako archivní exempláře.
Správa Centrální depozitní knihovny
Oddělení spravuje a buduje Centrální depozitní knihovnu (CDK), dříve označovanou Rezervní fondy. Jedná s ostatními veřejnými knihovnami o způsobu vyřazování jejich fondů. Tyto fondy od nich aktivně přebírá a spolurozhoduje o jejich využití v rámci novodobých knihovních fondů NK ČR. Spolupracuje na projektech zaměřených na digitalizaci, ochranu a mapování knihovních fondů. CDK zpracovává knižní jednotky od roku 1850 po současnost. Oddělení se rovněž zabývá provenienčními znaky (razítka, ex libris aj.) bohemikalní produkce a tvoří jejich databázi.
Projektové aktivity
Do agendy Odboru správy fondů (OSF) patří jedna z oblastí výzkumu v rámci Dlouhodobé koncepce rozvoje výzkumné organizace, která se zabývá novodobou vydavatelskou produkcí v českých zemích po r. 1800. OSF rovněž řeší další projekty, např. NAKI, TAČR či VISK 7 a VISK 4.
Pracovní skupina - jednotková komise
Pracovní skupina se věnuje problematice tvorby jednotek v knihovním systému NK ČR a aktivně řeší požadavky na změny či úpravy v metodice.
Přednášková, výstavní a publikační činnost
Pracovníci Odboru správy fondů se věnují přednáškové, výstavní či publikační činnosti, která vyplývá z jejich odborné působnosti nebo z řešení jednotlivých výzkumných projektů.
Zápůjčky na výstavy
Žádosti o zápůjčky dokumentů z novodobých fondů NK ČR je třeba předložit alespoň 6 měsíců před zahájením výstavy a posuzují se s ohledem na dochovaný stav exemplářů a jejich unikátnost. Archivní exempláře novodobých fondů (NKF, KFH, Fond 19. století) nelze obvykle na výstavy zapůjčit. Instituce, které o zápůjčku žádají, jsou povinny zajistit odpovídající klimatické podmínky a dodržení bezpečnostních požadavků půjčujícího, zároveň hradí veškeré náklady spojené se zápůjčkou (např. restaurování, adjustaci, paspartování či rámování, balení, dopravu, fotografování a další). Podmínky zápůjčky včetně pojistné ceny a podmínky vystavení jsou smluvně zajištěny.
Výběr a příprava dokumentů k digitalizaci
Výběr novodobých dokumentů k digitalizaci se řídí interní strategií, která stanovuje kritéria a postupy, na jejichž základě jsou prioritizovány konkrétní tituly. Odpovědní pracovníci svazky těchto titulů fyzicky zkontrolují a zvolí nejvhodnější exemplář, který následně připraví k digitalizaci, tzn. prozkoumají jeho fyzický stav i stav katalogizačního zpracování a zajistí případné opravy záznamu v knihovním katalogu. Dokument se zaeviduje v Registru digitalizace, který slouží k evidenci dokumentů digitalizovaných v ČR. Jestliže má dokument ve zpracování jiná instituce, vyřadí se z digitalizace, aby nedocházelo k duplicitám. Takto připravený dokument se vkládá do digitalizačního workflow (softwaru, který umožňuje sledovat cestu svazku skrze celý proces digitalizace) a vytváří se zakládní soubor dat pro další zpracování v digitalizační lince.